Comment faire le rapport d’activité annuel de sa compagnie ?

Le rapport d’activité annuel est plus qu’une obligation administrative : c’est un véritable outil de communication et de pilotage. Il vous permet non seulement de rendre compte de votre travail, mais aussi de structurer et de clarifier vos objectifs. Découvrez comment le rédiger efficacement et maximiser son impact tout au long de l’année.

Pourquoi faire un rapport d'activité ?

Vous êtes une compagnie du spectacle vivant, structurée sous forme associative et vous devez rédiger votre rapport d’activité annuel. Si c’est la première fois que vous vous y attelez, il faut déjà savoir que selon les statuts de votre association, ce document peut ne pas être obligatoire. Néanmoins, il vous sera demandé si vous sollicitez des subventions publiques.

Imposé ou non, ce travail de synthèse est toujours utile. Car quelle que soit la structure et ses obligations, un rapport d’activité a deux grandes utilités. Il sert tout d’abord à valoriser votre travail. Dans le cas d’une compagnie du spectacle vivant, c’est un véritable outil de communication auprès des institutions et de vos partenaires. Il permet de montrer que votre projet est sérieux et bien construit, que les aides sollicitées sont justifiées…
D’autre part, ce document est aussi profitable en interne, afin de faire un constat des actions menées, réfléchir à des optimisations et projeter l'activité de l’année à venir. 

Il est donc vivement conseillé de le réaliser !

📝 : Rapport d’activité, bilan annuel, rapport moral… Ces termes désignent la même chose. Le rapport financier, lui, est une des parties du rapport d’activité.

Que mettre dans le rapport d'activité ?

Maintenant que vous êtes convaincu·e de son utilité, encore faut-il savoir quoi mettre dedans sans s’éparpiller.
Il n’y a pas de modèle imposé de ce document. Ci-dessous un exemple de structuration adapté à une compagnie, avec les rubriques que l’on retrouve généralement. Ce modèle peut aussi intégrer des projets spécifiques ainsi qu’une sélection d’articles de presse. Peu importe l’ordre, mais un sommaire et une pagination sont nécessaires si le document est dense.

Cliquez sur les titres ou le “+” pour dérouler la description de chaque partie.

• Page de garde

  La page de garde doit être attractive et représenter l'identité visuelle de votre compagnie (logo, photo…). Elle doit impérativement citer le nom de la compagnie, la mention “Rapport d’activité” et l’année concernée. Vous pouvez aussi ajouter les logos des partenaires financiers ou institutionnels si vous en avez.

  💡 : N’oubliez pas que la première impression peut influencer la suite de la lecture alors ne négligez pas cette première page !

Rapport moral

Ce qu’on appelle “rapport moral” regroupe toutes les parties du rapport d’activité, sauf le rapport financier.

• Présentation rapide

  Cette partie est un résumé succinct de votre structure : sa mission, son historique, son état actuel et éventuellement un contexte particulier (comme une crise économique ou la pandémie de COVID-19…).

  Il peut aussi inclure les chiffres les plus impactants de l’année : le nombre de dates de représentations, le nombre de personnes salariées, les publics touchés, le nombre d'heures consacrées aux actions culturelles…

  Cette section permet de comprendre qui vous êtes et l'impact de vos actions dans un contexte donné.

  Une page suffit.

• Création et diffusion

  Dans cette section, présentez en détail les spectacles en création, les résidences artistiques, ainsi que les tournées qui ont marqué l’année écoulée. Mentionnez toutes les dates de représentations réalisées et mettez l’accent sur les évolutions : les nouveaux territoires que vous avez explorés, que ce soit au niveau géographique ou artistique. 

  Ce volet témoigne de la vitalité de votre compagnie, de son ancrage sur son territoire local et de son rayonnement extérieur.

• Actions culturelles

  Indiquez le nombre d’heures réalisées, les types de publics (scolaires, jeunes, adultes, personnes en situation de handicap, etc.), et les partenaires impliqués. N’hésitez pas à détailler les objectifs pédagogiques et les retombées concrètes des actions menées. Cela permettra aux lecteur·rice·s de comprendre l'impact social de vos activités.

  Cette section peut être un atout pour les demandes de subventions. Par exemple, un département regardera attentivement si vous avez des actions à destination des collèges et des personnes âgées, car ces publics font partie des missions des départements.

• Réseaux professionnels et partenariats

  Mettez en lumière vos partenariats culturels et financiers (coproductions, artistes associé·e·s, mécénats, etc.), les rencontres professionnelles auxquelles vous avez participé et les réseaux dans lesquels vous êtes intégré·e·s.

  Aussi, montrez ici que votre compagnie travaille en cohérence avec son territoire et les acteurs locaux (associations, communautés, écoles, etc.) et qu’elle est capable de créer des connexions de qualité au-delà.

• Activités annexes

  Si votre compagnie développe des activités annexes, comme des cours de pratiques artistiques, l’organisation d'événements… il est important de les mettre en avant dans des sections dédiées.

  Détaillez, en fonction des situations, le public touché et les retombées de ces actions (pédagogiques, financières, humaines…). 

  Cette partie montre la diversité de vos activités, votre impact dans le secteur culturel, voire votre stratégie de diversification de vos sources de revenus.

• Vie associative et administrative

  Cette section fait le point sur les évolutions de la structure interne de l’association. Indiquez les changements de gouvernance, les subventions acquises (ou non), les mises à jour légales (protocole de lutte contre les VHSS, charte éco-responsable…), ainsi que les aspects organisationnels pertinents (réunions, gestion interne, développement…). 

  Incluez aussi un récapitulatif des ressources humaines : salariés, bénévoles, adhérents, ainsi que les évolutions de poste au sein de l’équipe, les types de contrats, les équivalents temps plein et les formations réalisées.

• Retour sur les objectifs fixés l’année précédente

  Rappelez ces objectifs. Mettez en avant ceux qui ont été atteints, expliquez les raisons pour lesquelles certains ont été reportés ou annulés.

  Cette section permet de montrer votre capacité piloter votre activité et à atteindre les objectifs sur lesquels vous vous êtes engagés (y compris dans le cadre des subventions précédemment obtenues).

• Objectifs pour l’année suivante

  Énoncez succinctement la feuille de route pour l’année à venir en définissant clairement vos objectifs (de préférence selon la méthode SMART¹).

  Que ce soit au niveau de la création artistique, des actions culturelles, du développement des réseaux ou de la structuration interne, cette section permet de montrer que votre compagnie est tournée vers l'avenir et a une vision à long terme.

  Si nécessaire, expliquez comment vous allez atteindre ces objectifs.

Rapport financier

• Les documents à joindre

  Le rapport financier est essentiel pour démontrer la santé économique de votre structure. Il doit inclure un bilan et un compte de résultats. Vous pouvez ajouter des commentaires détaillant les sources de revenus (subventions, mécénat, activités annexes, etc.).

  Justifiez d'éventuels déficits, expliquez comment vous comptez utiliser les excédentsde trésorerie si vous en avez et mentionnez les éventuels changements de votre modèle économique.

• Coordonnées

  Terminez en indiquant les coordonnées complètes de l'association, ainsi que celles des personnes clés en charge de l’administration et de la direction artistique. Cela permet de faciliter la prise de contact et d’être clair sur fonctionnement de la compagnie.

Conseils de rédaction

Tout d'abord, il est essentiel d'être factuel et d’utiliser autant que possible des chiffres. Utilisez des données concrètes et vérifiables, comme le nombre de spectateurs, de dates de représentations... Ces éléments renforcent la crédibilité de votre rapport en démontrant une vision analytique.
Si vous devez présenter des éléments qualitatifs, justifiez de façon neutre (ex : le spectacle a été bien reçu, comme en témoigne l’article de presse en annexe, etc.)

Ensuite, la structure doit être claire et lisible. Organisez chaque partie de manière logique, en utilisant des titres, sous-titres, et des listes. Cela permet de naviguer facilement dans le document.

Il est également important de mettre en avant vos réussites, mais sans négliger les difficultés rencontrées. Pour ces dernières, expliquez comment vous comptez les surmonter. Une analyse honnête renforce la transparence et la confiance.

L'ajout de visuels, tels que des graphiques, diagrammes ou photos, rendent le rapport plus avenant et facilitent la compréhension. Vous pouvez opter pour une charte graphique dynamique tout en restant professionnel.

Enfin, soyez concis·e·s. Évitez de surcharger le lecteur avec trop de détails. L’objectif est de transmettre l’essentiel de manière claire.

Le meilleur pour la fin : optimisez vos tâches administratives !

Saviez-vous que votre rapport d’activité pourrait vous faire gagner du temps le reste de l’année ? 

En effet, ce document est très utile pour synthétiser les informations nécéssaires dans certains dossiers de subventions ou appels à projets ! Regardez les éléments généralement requis et rédigez votre rapport avec les mêmes informations. Au moment de remplir vos dossiers, vous n’aurez plus qu’à faire un copier/coller.
Gain de temps assuré !

Pour plus d’efficacité sur la synthèse de toutes ces données, créez des outils de suivi sur le même format que les dossiers de subventions (ex. : calendrier de représentations et résidences, tableau de synthèse des actions culturelles…). Complétez-les au fur et à mesure de l'année pour ne rien oublier.

Pour le rapport d’activité, commencez un brouillon dès le début de l’année en structurant les différentes parties. Planifiez des blocs de travail, une fois par mois ou par trimestre, pour mettre à jour certaines sections et vos outils de suivi.

À la fin de l’année, vous n’aurez plus qu’à le corriger et non pas à le “faire” depuis le début. 😉

Bref

Le rapport d’activité annuel est un document essentiel qui permet de rendre compte de votre travail et de fixer de nouveaux objectifs. En suivant ces conseils, vous pourrez non seulement optimiser votre temps, mais aussi tirer pleinement parti de cet outil pour le développement de votre compagnie.
Si cet exercice ne vous motive pas, voyez-le comme l’occasion de vous rappeler tout ce que vous avez accompli sur l’année. Souvent, vous en faites beaucoup plus que ce que vous pensez ! 🙂

Alors pour vous : plaisir ou corvée ce rapport d’activité ? Dites-nous tout en commentaire et partagez cet article à vos connaissances qui en auraient besoin !

Ressources

1 : La méthode SMART :
​​https://www.manager-go.com/vente/methode-smart.htm 

La place du rapport d’activité dans l’administration de votre compagnie : https://www.artcena.fr/guide/se-structurer-gerer-et-administrer/gerer-une-structure-juridique 

Les bases du rapport d'activité :
https://www.assoconnect.com/blog/rapport-d-activite-association/ https://www.legalplace.fr/guides/rapport-dactivite-association/

Quelques idées pour rendre ce document plus sexy :
https://neologis.fr/news/communication-rapport-activite/