Drive partagé : un outil clé pour bien gérer sa compagnie

Est-ce que vous perdez un temps fou à retrouver vos documents professionnels et encore plus à les faire circuler entre les membres de votre équipe ?
Beaucoup d’artistes commencent leur activité de compagnie avec des fichiers enregistrés un peu partout : mails, bureau de l’ordinateur, disque dur… Mais à mesure que l'activité se développe, ce manque d’organisation devient un véritable frein. Opter pour un drive partagé, c'est être plus efficace et arrêter de perdre du temps. Voici une présentation de cet outil pour bien l’appréhender.

Pourquoi mettre en place un drive dès le démarrage de son activité ?

(Même si vou êtes émergent·e·s, oui oui)

Après avoir échangé avec plusieurs équipes aux profils variés, j’ai constaté que ce n’était pas un réflexe des compagnies de mettre en place ce type d’organisation au démarrage de leur activité (et c’est tout à fait compréhensible quand on sort d’une formation artistique et que l’administration, ce n’est pas notre passion !).
Ce système ultra basique chez les entreprises est mal connu chez les porteur·se·s de projet autodidactes…
Lors de mes accompagnements, j’ai pu réaliser ce travail de centralisation des documents et de (re)structuration des dossiers. Cette organisation était indispensable pour mon travail d’administratrice et a aussi considérablement amélioré celui de toute l’équipe !

Alors il est vrai que quand on gère seul·e sa compagnie, on a tendance à stocker ses fichiers un peu partout et en vrac, en se disant que ça fonctionne très bien comme ça et qu’il n’y a pas besoin d’aller chercher plus loin.
Et c’est là toute l’erreur ! Si vous devez, un jour collaborer avec un·e administrateur·rice, un·e chargé·e de diffusion ou tout autre collaborateur·rice, ce qui sera le cas si votre compagnie se développe bien, cette personne devra accéder facilement à tous les documents de la structure. Plus vous attendrez pour organiser vos fichiers, plus cela vous demandera du temps et de l'énergie le moment venu. Il se pourrait même que le début de vos futures collaborations en soit négativement impacté : perte de temps (et donc d’argent), fin prématurée des contrats car on a l’impression que ça ne fonctionne pas…

👉 : Une nouvelle personne dans l’équipe administrative ou de direction artistique devra avoir accès à l’ensemble de votre espace de stockage. Vous devez donc identifier les documents que vous voulez garder confidentiels (par exemple vos recherches artistiques) dans un dossier à part, avec un accès privé.

Le manque d'organisation : un frein au développement

Avez-vous déjà envoyé la mauvaise version de votre dossier de production ? Ou ne pas avoir réussi à remettre la main sur le dernier devis envoyé à un théâtre ? Ou bien encore passé un temps incommensurable à regrouper toutes les pièces justificatives d’un dossier de subvention ?...
Ça pourrait ne plus vous arriver si vous preniez un moment pour faire un peu de ménage !

La mauvaise gestion des fichiers peut entraîner une longue liste de problèmes :

une perte de temps considérable à rechercher des documents,
des versions contradictoires d’un même fichier,
des difficultés à justifier ses activités en cas de contrôle (👋 coucou l’URSSAF),
une surcharge de travail générant stress et inefficacité…

Dans une compagnie, les ressources humaines et financières sont limitées. Une organisation efficace fera gagner du temps et de l’espace mental sur le travail administratif, que vous pourrez plutôt consacrer à l’artistique. La centralisation de tous les documents en un seul espace accessible à tous évitera les pertes et les doublons. Elle facilitera aussi la collaboration, même à distance, ce qui est souvent le cas dans les compagnies. Les outils en ligne permettent aussi souvent la sauvegarde automatique et un accès à l’historique des modifications, ce qui n’est pas négligeable.

Concrètement, comment organiser un drive partagé ?

1️⃣ Choisir son outil

Commencez par choisir un outil adapté à vos besoins : Dropbox, Nextcloud… Cela dépend de vos habitudes, applications tierces que vous utilisez (comme votre boîte mail) et de vos choix éthiques¹ (si vous partez de zéro, je ne vous conseille pas forcément Google Drive ou OneDrive).

🌱 : Le stockage en ligne consomme de l’énergie. Pour limiter son impact environnemental, on fera attention à ne garder que l'essentiel, à supprimer les anciennes versions d’un même document (en ne gardant que la dernière version modifiable et la version finale en PDF par exemple), en archivant sur un disque dur externe les documents qui ne sont plus utiles au quotidien… Dans le cas des fichiers lourds (par exemple, ceux pour la communication : photos, vidéos...), il peut être préférable de les enregistrer sur un disque dur externe et de laisser uniquement les visuels principaux sur le drive.

2️⃣ Structurer son arborescence

Une organisation logique est essentielle. L'arborescence dépend de chaque organisation. Pour une compagnie, on peut par exemple différencier le fonctionnement global de la compagnie et ce qui relève de l’administration (vie de l’association, suivi financier…) des projets, qui eux relèvent de la production (création des spectacles ou d’un festival…).

Voici un exemple d’organisation :

Peu importe ce que vous choisirez, l’important est que ce soit logique pour toute l’équipe.

📝 : Une nouvelle personne doit pouvoir retrouver les informations dont elle a besoin très rapidement. N’hésitez pas à faire tester votre arborescence avant de la valider, pour voir si elle est intuitive.

3️⃣ Adopter de bonnes pratiques de nommage

Bien nommer les documents permet de simplifier la recherche, la gestion, l’archivage… Pour cela il est conseillé d’opter pour les normes ISO¹ :

Noms brefs et explicites (pas de mots vides comme “de”...)
Pas d’accents, ni de caractères spéciaux, ni d’espaces (à remplacer par des tirets ou des underscores)
Dater au maximum en début de fichier et au format AAAAMMJJ
Mettre l'élément important en premier (20240123_CR_…)
Indiquez les versions : V1, V2, VF (version finale)…

Exemple : 20250425_Cession_Spectacle_lieu_V1.docx

Ne négligez pas la sécurité !

Un drive partagé ne dispense pas de sauvegardes régulières. En cas de panne ou de piratage, mieux vaut prévoir un plan B.

👉: L'incendie des data centers d'OVH en 2021³ a rappelé l'importance des sauvegardes multiples. Sauvegardez régulièrement votre drive sur disque dur, une fois par mois ou par trimestre.

Idem concernant la confidentialité des données : vérifier les paramètres pour permettre l’accès uniquement via un compte identifié (ne jamais laisser d’accès uniquement avec un lien pour l’ensemble du drive). Si vous n’êtes pas sûr·e·s de maîtriser ces paramètres, évitez le stockage d’informations sensibles (numéros de sécurité sociale de vos salarié·e·s, etc.).

Bref

Un drive partagé est un outil puissant pour booster la productivité d'une compagnie et permettre son développement. Mettez-le en place dès maintenant, même si vous êtes seul·e, pour être réactif·ve lorsque votre équipe grandira !

Et vous, quels outils collaboratifs utilisez-vous au quotidien ? Partagez-les en commentaire !